Softwareverband: 5 Schritte für schlanken Q&A-Prozess bei Transaktionen

Köln/Bonn (ots) - Software-Initiative Deutschland e.V. (SID) hat
in Kooperation mit dem SaaS-Spezialisten Drooms ein Whitepaper für
einen automatisierten Frage-Antwort-Workflow bei M&A- und
Immobilientransaktionen erstellt

- Grundlage hierfür ist das integrierte Q&A-Tool des
Datenraumanbieters

- Whitepaper für Transaktionen inklusive 5-Schritte-Methode steht
kostenfrei unter http://www.drooms.com/de/whitepaper/qa zur
Verfügung

Ein aktuelles Whitepaper der Software-Initiative Deutschland e.V.
(SID, www.softwareinitiative.de) zeigt auf, wie der Q&A-Prozess bei
M&A- und Immobilientransaktionen möglichst schlank und effizient
umgesetzt werden kann. Das in Kooperation mit dem SaaS-Spezialisten
Drooms (www.drooms.com) entwickelte Papier stellt eine 5
Schritte-Methode vor. Grundlage hierfür ist das integrierte Q&A-Tool
des Datenraumanbieters. Dies ermöglicht einen automatisierten,
softwaregestützten Prozess zur effizienten und vertraulichen
Durchführung des Frage- und Antwort-Workflows bei M&A- und
Immobilientransaktionen.

Der klassische Q&A-Prozess ist papiergestützt oder basiert auf
E-Mails oder Excel-Sheets, was laut Jan Hoffmeister,
SID-Arbeitskreisleiter "Virtueller Datenraum" und
Drooms-Geschäftsführer, zu fehlender Prozesseffizienz und
mangelhafter Compliance führt. "Trotzdem ist diese Arbeitsweise auch
heute noch stark verbreitet", betont Hoffmeister. Ganz anders verhält
es sich bei einem automatisierten Q&A-Tool: "Hier sind
Prozesseffizienz und Compliance gegeben, was entscheidende Vorteile
mit sich bringt. Ein individuell konfiguriertes Q&A-Tool ist auf die
Prozesse des Verkäufers zugeschnitten und verteilt die Fragen an die
richtigen Personen inklusive der Freigabestufen." Dies erlaube den
Unternehmen, sich wieder voll und ganz auf die Inhalte und nicht auf
die Prozesse zu konzentrieren.

Ein reibungsloser, vertraulicher und effizienter Q&A-Prozess wird
von Drooms und der SID in die fünf Schritte Konfiguration,
Ausführung, Überwachung des Frage- und Antwortprozesses,
Aktualisierung des Datenraums und Offenlegung im SPA (Sales and
Purchase Agreement) aufgeteilt. Dementsprechend trägt eine gut
strukturierte Q&A-Management-Plattform (Schritt 1) maßgeblich zur
Abwicklungsgeschwindigkeit bei und kann so die Transaktion verkürzen.
Dies wird durch zuvor definierte Zuständigkeiten möglich, welche
lange Abstimmungsprozesse und das Suchen von Verantwortlichen während
der Due Diligence vermeiden.

Die intensivste Phase innerhalb eines Q&A-Prozesses ist laut
Hoffmeister die Workflow-Phase (Schritt 2), die in der Regel zwei bis
acht Wochen dauert. Mit Hilfe eines virtuellen Q&A-Tools und klar
definierten Prozessen können mehrere tausend Fragen strukturiert und
effektiv bearbeitet werden. Besonders wichtig für den Ablauf ist es,
dass das Projektmanagement ständig den Überblick (Schritt 3) über den
Status der einzelnen Fragen behält und sehen kann, welches
Spezialisten-Team mit der Beantwortung im Rückstand ist.

"Oft führen die Antworten auf Fragen auch dazu, dass Dateien im
Datenraum aktualisiert oder zusätzliche Dokumente hochgeladen und
somit Teil der gesamten Dokumentenoffenlegung der Transaktion
werden", beschreibt der Leiter des SID-AKs "Virtueller Datenraum" den
vierten Schritt. Zum Ende der Due Diligence müssen alle Fragen und
Antworten für die jeweilige Interessentengruppe der Bieter, die den
Vermögenswert tatsächlich erwerben wird, in der Berichterstattung
(Schritt 5) aufgenommen werden. Der gesamte Q&A-Prozess zwischen dem
Verkäufer und späterem Käufer wird zentral auf CD/DVD dokumentiert
und wird als Anhang Teil des Kaufvertrags (Sales and Purchase
Agreement, SPA).

Das Whitepaper für Transaktionen inklusive 5-Schrittemethode steht
kostenfrei unter http://www.drooms.com/de/whitepaper/qa zur
Verfügung.

5 Schritte-Methode für schlanken Q&A-Prozess bei Transaktionen 1.
Konfiguration 2. Ausführung 3. Überwachung 4. Update Datenraum 5.
Offenlegung im SPA Reporting © 2013 Drooms

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