B2B Eventpromotion mit E-Mail Marketing

Bonn (ots) - Veranstalter von Webinaren, Konferenzen und anderen
B2B-Events stehen vor verschiedenen Aufgaben: Sie müssen
Interessenten für das Event finden, Anmeldungen generieren, dafür
sorgen, dass die angemeldeten Nutzer auch wirklich an dem Event
teilnehmen sowie die Teilnehmer möglicherweise im Nachgang noch
einmal kontaktieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die vollständige
Kommunikation von der ersten Einladung bis zur Nachbereitung mit
E-Mail Marketing abdecken.

Die Kommunikation zu einem B2B-Event beginnt üblicherweise mit der
Ankündigung des Events und der Akquirierung von Teilnehmern. Alle
hierfür genutzten Instrumente sollten auf eine zentrale Landingpage
verweisen, auf der sich der Nutzer für das Event anmelden kann. Da
B2B-Events sich oftmals an sehr spezifische Zielgruppen richten, ist
E-Mail Marketing ein besonders effizientes Instrument, um die
gewünschten Teilnehmer präzise anzusprechen. Wahrscheinlich bestehen
Ihre E-Mail Verteiler sowieso bereits primär aus geschäftlichen
Adressen, die sich darüber hinaus in jedem Fall für Ihre Angebote
interessieren. Möglicherweise möchten Sie mit Ihrem Event sowieso nur
bereits bestehende Kontakte erreichen - z.B. bei Kundenschulungen.
Hinzu kommt, dass moderne E-Mail Marketing Technologien wie ELAINE
FIVE eine umfangreiche Zielgruppenselektion ermöglichen, so dass - je
nach verfügbaren - Daten z.B. nach gewissen produktinteressen
selektiert werden kann. Ein weiterer Vorteil: Gelangt ein bereits
bestehender Kontakt über eine E-Mail auf die Landingpage, können Sie
das Kontaktformular automatisch mit seinen vorhandenen Daten
ausfüllen lassen. Der Nutzer muss nur noch bestätigen. Bedenken Sie,
dass jedes zusätzliche Feld, dass der Nutzer ausfüllen muss, die
Gefahr eines Abbruchs erhöht.

Automatische Bestätigung mit Kalendereintrag

Um zu verhindern, dass ein Kontakt von einem Unbefugten angemeldet
wird, sollten Sie nach der Anmeldung eine automatisierte
Bestätigungsmail schicken. In dieser Bestätigungsmail sollten Sie
noch einmal die wichtigsten Fakten zum Event - also z.B. Datum und
Ort - zusammenfassen. Um den angemeldeten Kontakten die Terminplanung
zu erleichtern, sollten Sie ihnen direkt in der Bestätigungsmail
einen Termindownload anbieten, damit sie das Event automatisch in
ihren Kalender übertragen können.

Integrieren Sie außerdem SWYN-Buttons in Ihre Bestätigungsmails -
und auch alle folgenden E-Mails. SWYN-Buttons erlauben es den
Empfängern, die Veranstaltung bzw. die zugehörige Landingpage mit
ihren Social Media Kontakten zu teilen. SWYN-Buttons können
prinzipiell für alle relevanten sozialen Netzwerke implementiert
werden, bei B2B-Events empfehlen sich jedoch vor allem Xing und
LinkedIn. Durch den Einsatz von SWYN-Buttons können Sie mit wenig
Aufwand signifikante Reichweitensteigerungen erzielen.

Regelmäßige Reminder verschicken

Es spricht nichts dagegen, nach der ersten Einladungsmail weitere
Versuche zu unternehmen, um Empfänger, die sich bisher nicht
angemeldet haben, zu einer Anmeldung zu motivieren. E-Mail Marketing
Lösungen wie ELAINE FIVE erlauben es, diejenigen Empfänger zu
identifizieren, die sich bei der ersten Einladung noch nicht
angemeldet haben und diese in einer Zielgruppe zusammenzufassen.
Diese Zielgruppe kann nun mit einer weiteren Einladungsmail beschickt
werden, diejenigen Empfänger, die sich nach dieser E-Mail immer noch
nicht anmelden, können eine weitere Einladung erhalten. Dieser
Prozess kann auch automatisiert werden. Wie viele "Wellen" an
Einladungen verschickt werden und in welcher Frequenz ist eine sehr
sensible Entscheidung. Die meisten Empfänger werden sich schnell
genervt fühlen - und sich daraufhin z.B. von Ihrem Newsletter
abmelden -, wenn sie alle paar Tage eine weitere Einladung für ein
Event erhalten, das sie nicht interessiert. Sie sollten jedoch
zumindest zwei weitere Reminder-Einladungen verschicken, davon eine
wenige Tage vor dem Event. Dieser "letzte" Aufruf sollte schon in der
Betreffzeile eine gewisse Dringlichkeit suggerieren - z.B. "Nur noch
wenige Tage - Jetzt noch anmelden!".

Trotz Anmeldung und Kalendereintrag - ein Event, das
möglicherweise noch Wochen in der Zukunft liegt, wird schnell
vergessen. Daher sollten Sie auch bereits angemeldeten Empfängern
mehrere Reminder schicken, um ihnen das Event wieder in Erinnerung zu
rufen. Gerade im B2B-Kontext haben Empfänger oftmals wenig Zeit und
müssen ihre Teilnahme an Events daher mit anderen Terminen
koordinieren. Empfehlenswert sind ein Reminder wenige Tage vor dem
Event - falls es sich um ein Webinar handelt, am besten auch noch
kurz vor Beginn - und ein bis zwei weitere Reminder im Vorfeld.

Kommunikation im Nachgang

Im Nachgang eines Events ist die Aufmerksamkeit der Empfänger für
die präsentierten Themen immer noch sehr hoch. Nutzen Sie diese
Aufmerksamkeit, um den Teilnehmern eine Dankes-E-Mail zu senden und
sich so noch einmal positiv in Erinnerung zu rufen. Neben dem
Dankestext können Sie diese E-Mail dazu nutzen, um die Empfänger nach
Ihrer Meinung zu dem Event zu befragen, auf weitere Events aufmerksam
zu machen oder ihnen Materialien zu dem Event zukommen zu lassen -
z.B. die Präsentation eines Webinars als pdf. Diese Materialien
können Sie auch Empfängern senden, die sich zwar für das Event
angemeldet aber nicht daran teilgenommen haben (siehe Screenshot).
Bei Webinaren können Sie anhand der Einwahldaten genau
nachvollziehen, welche angemeldeten Empfänger auch wirklich
teilgenommen haben. So können Sie Teilnehmer und Nicht-Teilnehmer
getrennt voneinander ansprechen - z.B. "Danke für Ihre Teilnahme" vs.
"Schade, dass Sie nicht teilnehmen konnten".

artegic AG - Know-how und Technologie für Online CRM

Die artegic AG unterstützt Unternehmen beim Aufbau von loyalen und
profitablen B-to-B- und B-to-C-Kundenbeziehungen über Online-Kanäle.
Das Leistungsportfolio umfasst strategische Beratung, Technologien
und Business-Services für Online CRM und Dialogmarketing per E-Mail,
RSS, Mobile und Social Media.

Mit der Online CRM Technologie ELAINE FIVE bietet artegic eine
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Durchführung von Kampagnen sowie die Marketing-Automatisierung auf
Basis von selbst schärfenden analytischen Kundenprofilen. Für die
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die artegic 2012 mit dem eco Internet Award ausgezeichnet.

International werden jeden Monat über die ELAINE FIVE Technologie
rund 1,4 Mrd. E-Mails, SMS und Social Media Messages versandt.
artegic greift dabei als assoziiertes Unternehmen auf das Know-how
der Fraunhofer Gesellschaft zurück sowie auf die Expertise aus
langjährigen Best-Practices mit namhaften Kunden wie RTL, PAYBACK,
Web.de, REWE, maxdome, Hyundai sowie den Bundesministerien der
Finanzen und der Justiz.

artegic ist vom TÜV Rheinland unternehmensweit nach dem
internationalen Standard für IT- und Datensicherheit ISO/IEC 27001
zertifiziert.

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