Die Bundesagentur als Vorreiter für die papierlose Verwaltung

Nürnberg (ots) - Die Bundesagentur für Arbeit (BA) startete am 6.
Juni mit einem Pilotprojekt die Einführung der elektronischen Akte
(eAkte). Damit ebnet die BA den Weg zum schnelleren Austausch von
Dokumenten, Daten und Informationen zwischen den Dienststellen und
ihren Kunden. Die BA möchte damit langfristig die Verwaltung
schlanker gestalten und Kosten einsparen. Die Aktenmengen allein im
Bereich SGBIII (Arbeitslosenversicherung) könnten einen riesigen
Papierberg bilden: etwa 22,2 Millionen Kundenakten liegen in den
Arbeitsagenturen, täglich werden Ihnen etwa 260.000 neue Dokumente
zugefügt. Bei den Familienkassen sind es 13,2 Millionen Akten mit
etwa 140.000 neuen Dokumenten täglich. Ein Teil dieser Papiermengen
sollen nun digitalisiert und damit virtuell zugänglich gemacht werden
"Man kann sich vorstellen, dass z.B. die Lagerung von so vielen
Dokumenten Zeit kostet", sagt Raimund Becker, Vorstandsmitglied der
BA. "Außerdem müssen Papierakten oft verschiedenen Sachbearbeitern
zur Verfügung stehen und dazu aufwendig versendet werden. Und genau
hier können wir mit der eAkte einen Hebel ansetzen, um Abläufe
besser, effizienter und kostengünstiger zu gestalten." Der neue
technische Prozess besteht aus zwei wesentlichen Teilen. Zuerst
erfolgt die Digitalisierung des BA-Schriftgutes (DiBAS). Das heißt,
die Akten werden in ein elektronisches Dokument eingelesen. Dabei
wird die eingehende Tagespost mit BA-eigenen Referenzdaten verglichen
und dem richtigen Kunden zugeordnet. Hier arbeitet die BA mit der
Deutschen Post AG zusammen. In einem zweiten Schritt werden die
virtuellen Dokumente in das Dokumentenmanagementsystem (DMS)
überführt. Das DMS stellt die Dokumente und Akten in elektronischer
Form zur Verfügung und ordnet die Schriftstücke den zuständigen
Mitarbeiterinnen z.B. in den Arbeitsagenturen zu. In einem
Langzeitarchiv werden Dokumente gerichtsverwertbar, revisionssicher
und langfristig verkehrsfähig gespeichert. Das Projekt zur eAkte
startet zunächst in Agenturen, Familienkassen und Servicecentern im
Sachsen-Anhalt und Thüringen und ist auf sechs Monate angelegt.
Danach erstellt das Projektteam einen Erfahrungsbericht. Auf dieser
Basis entscheiden Verwaltungsrat und Vorstand der BA über den
bundesweiten Einsatz der eAkte.

Informationen zum Hörfunkservice der Bundesagentur für Arbeit
finden Sie im Internet unter www.ba-audio.de.

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