BComplete-Büro Tipp 6: Wie Unternehmen durch ein neues Büro Aufbruchsstimmung erzeugen / Richtiges Einbinden der Mitarbeiter erzeugt Motivationsschub

Eggenfelden (ots) - "Das neue Büro ist eine Chance um
Aufbruchsstimmung in Unternehmen zu erzeugen, die leider von den
Geschäftsführungen selten genutzt wird", erklärt Magister Marcus
Haas, Geschäftsführer der Office Syncro GmbH dem Träger von BComplete
(www.bcomplete.eu), einem internationalen Netzwerk von
Komplettanbietern für Bürolösungen aus einer Hand. BComplete hat es
sich zum Ziel gesetzt, das Büro zu einem Erfolgsinstrument zu machen.
"Der lokale BComplete Partner vor Ort ist persönlicher Berater,
Organisator und Koordinator aller Arbeiten, wobei der Kunde selbst
über das Ausmaß der Beratungsleistung entscheidet. Erster Schritt
ist, dass die Prozesse im Büro von den zertifizierten BComplete
Büro-Ideen-Experten analysiert werden, d.h. für die Planung den
Status quo zu bestimmen und die Anforderungen aller Benutzer zu
eruieren. Schon hier macht es Sinn, die Mitarbeiter einzubinden."

"Klar ist aber auch, dass ein neues Büro oder ein Umzug immer
Unsicherheit bei den Mitarbeitern erzeugt", erläutert Haas aus der
Praxis. "Sie wissen nicht, wie sie sich in der neuen Situation oder
während der Übergangsphase verhalten sollen. Alte, liebgewonnene
Gewohnheiten, wie z. B. angestammte Plätze, in denen man es sich
eingerichtet hat, ist man gezwungen zu verlassen. Dieser Zeitpunkt
ist eine Chance, den Mitarbeitern Orientierung zu geben und sie so zu
motivieren."

Eröffnung vom Diskurs ist Chefsache

"Es ist Chefsache, an die Mitarbeiter mit einem offenen Diskurs
heranzugehen", so Alexandra Knell, Rechtsanwältin und Mediatorin.
"Dies bedeutet nicht, dass die Mitarbeiter bestimmen, was für das
Büro angeschafft wird, sondern dass ihnen die Zusammenhänge
vermittelt werden, wieso bestimmte Entscheidungen getroffen werden.
Schon allein das kann motivierend wirken. Natürlich gehören in den
Auswahlprozess auch die gewählten Vertrauenspersonen der Belegschaft
eingebunden", so Knell. Damit wird auch die "Kluft" zwischen den
"Entscheidern da oben" und den "Mitarbeitern" verringert. Sinnvoll
ist es zudem, den Diskurs nicht über mehrere Monate hinzuziehen.

Die Kommunikationskanäle

Jedes Changemanagement sollte eine Kommunikationsstrategie
beinhalten. "Gerade bei einem diskursorientierten Prozess sind
unpersönliche E-Mails und Ankündigungen im Intranet zu vermeiden",
erläutert Knell. "Kommunikation, die sich nur auf einseitige
Informationsabgabe konzentriert, verspielt die Chance, über Dialoge
mit den Betroffenen ins Gespräch zu kommen und diese direkt in den
Veränderungsprozess einzubinden", so Knell. "Rückkoppelung via
Feedback erhöht nicht nur die Akzeptanz, sondern dient als Prüfstein
dafür, ob die richtigen Botschaften auch tatsächlich ankommen und
verstanden werden. Leider wird im Changemangement auf die weichen
Faktoren wie Kommunikation häufig vergessen, denn die harten Faktoren
sind viel greifbarer."

Stopp der Gerüchteküche

Aber nicht nur das Ergebnis ist wichtig, sondern auch das Wissen
darüber, wie es für den einzelnen Mitarbeiter weiter gehen soll.
"Andernfalls wird die Gerüchteküche zu einem kaum kontrollierbaren
Umschlagplatz für Neuigkeiten" so Haas aus der Praxis "Bewusste oder
unbewusste Äußerungen werden von den Mitarbeitern auf die Goldwaage
gelegt." Denn ist der Weg zur Zielerreichung transparent, fällt es
leichter, dem Neuen zu vertrauen und sich darauf einzulassen. Es
kommt also nicht nur darauf an, dass kommuniziert wird, sondern auch,
wann die betroffenen Gruppen welche Informationen und
Zwischenergebnisse benötigen. Kommunikation muss daher mit Hilfe von
Kernbotschaften die Ziele des Vorhabens transparent machen "Was
bringt die Veränderung für das Gesamtunternehmen?" Außerdem sollte
jede Zielgruppe den Nutzen ableiten können und Antworten auf die
Frage "Was bringt die Veränderung für mich?" erhalten.

BComplete Tipps um die Aufbruchsstimmung durch ein neues Büro zu
nutzen:

- Die Geschäftsführung sollte die Initiative ergreifen um mit den
Mitarbeitern zu kommunizieren.
- Schon in der Analysephase sollten Mitarbeiter einbezogen werden.
- Diskurs ist keine Einbahnstraße, sondern ermöglichte den
Betroffenen Feedback.
- Vermeiden Sie gegenüber den Mitarbeitern unpersönliche
Kommunikationsformen.
- Nehmen Sie die Wünsche und Anregungen der Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter ernst.
- Erklären Sie, welchen Nutzen die Mitarbeiter mit dem neuen Büro
haben.
- Sie werden es nie allen recht tun können. Aber erklären Sie, wie
es zu Ihren Entscheidungen gekommen ist.

Über BComplete

Das internationale Netzwerk BComplete (www.bcomplete.eu) definiert
das Thema Büro neu: BComplete ist der erste Komplettanbieter für
Beratung, Gestaltung und Umsetzung ganzheitlicher Bürolösungen aus
einer Hand. BComplete schlägt so eine Brücke zwischen Büroplaner- und
Büromöbelhersteller. Bis zum Jahresende 2013 werden im Deutschland,
Österreich und der Schweiz 45 BComplete-Partner tätig sein. Die
Office Syncro GmbH ist der Träger von BComplete.

BComplete-Partner gibt es in Deutschland u. a. in Binzen,
Bopfingen, Cadolzburg, Eggenfelden, Giengen an der Brenz, Gründau,
Happurg, Hannover, Höhenkirchen-Siegertsbrunn, Kaiserslautern,
Karlsruhe, Leipzig, Minden, München, Offenbach, Rottenburg und
Stuttgart.

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