McKinsey-Studie: Nachwuchsprobleme bedrohen Handlungsfähigkeit vieler Verwaltungsbehörden / Fast jeder vierte Landesbeschäftigte geht in den nächsten Jahren in Rente - Entwicklung bietet auch Chancen

BERLIN/DÜSSELDORF (ots) - Der demografische Wandel stellt die
öffentliche Verwaltung in Deutschland vor enorme Herausforderungen.
Fast jeder vierte Landesbeschäftigte wird in den nächsten zehn Jahren
in Rente gehen. Besonders ungünstig ist die Alterspyramide der
öffentlich Beschäftigen in Bremen, Niedersachsen und
Nordrhein-Westfalen. Gleichzeitig fehlt in vielen Bundesländern der
Nachwuchs. Nur etwa jeder achte Landesbeschäftigte ist im
Durchschnitt jünger als 30 Jahre. In Sachsen-Anhalt, Brandenburg und
Thüringen ist der Nachwuchsmangel am eklatantesten. Dies sind die
zentralen Ergebnisse einer neuen Studie von McKinsey & Company mit
dem Titel "Der demografische Wandel - Chance und Modernisierungshebel
für die öffentliche Verwaltung". Die Unternehmensberatung untersuchte
dafür bundesländerübergreifend die Altersstruktur der
Landesverwaltungen über Laufbahngruppen und Tätigkeitsfelder hinweg.

"Die Zahlen alarmieren, da Landesverwaltungen, in denen immerhin
jeder zweite Staatsdiener beschäftigt ist, als Dreh- und Angelpunkt
für Planung und Umsetzung politischer Entscheidungen in besonderem
Maße betroffen sind", kommentiert Katrin Suder, Leiterin der Public
Services Practice bei McKinsey, die Ergebnisse der Untersuchung.
Gleichzeitig biete die Entwicklung den Behörden die Chance, ihr
Personalmanagement, vor allem aber ihre Strukturen von Grund auf zu
modernisieren. "Schon heute existieren Ansätze, die sich im In- und
Ausland bewährt haben", betont Suder. Sie zeigen, wie sich der sich
abzeichnende Personalmangel ohne Qualitäts- oder Leistungsverluste
handhaben lasse.

Besonders auffällig ist der Studie zufolge die Verteilung im
Höheren Dienst. Dort ist heute bereits fast jeder Dritte (28%) älter
als 55 Jahre. In Bremen (33%), Hamburg (32%) und Berlin (30%) ist
deren Anteil am höchsten. Gleichzeitig beträgt sowohl im Höheren als
auch im Gehobenen Dienst der Anteil der unter 30-Jährigen nur 12%.
"Im Mittleren Dienst ist die Situation ausgewogener, doch fehlt
Nachwuchs insgesamt in vielen Nischenbereichen mit spezifischen
fachlichen und technischen Aufgabenbereichen, insbesondere in den
beruflichen Schulen, den Gesundheitsbehörden und politischen
Führungsaufgaben", stellt Kai von Holleben, Senior-Experte bei
McKinsey, fest. In diesen Feldern sei die öffentliche
Leistungsfähigkeit gefährdet.

Zu den Aufgabenbereichen mit den geringsten Nachwuchsproblemen
zählen die Justizverwaltung (ordentliche Gerichte,
Staatsanwaltschaften und Justizvollzug) sowie Universitäten. Bei der
Polizei liegt im Bereich des Mittleren Dienstes zwar ebenfalls eine
ausgewogene Altersstruktur vor, in der Führung (Höherer und Gehobener
Dienst) gebe es aber auch bei der Polizei in vielen Ländern einen
Altersüberhang, der in den nächsten Jahren zum Problem werden könne,
mahnt von Holleben. Schwierigkeiten bei der Gewinnung qualifizierten
Personals dürften den Nachwuchsmangel zusätzlich verschärfen,
insbesondere bei stark nachgefragten Profilen im Arbeitsmarkt.

Um den demografischen Wandel tatsächlich als Modernisierungshebel
und Chance in der öffentlichen Verwaltung zu nutzen, gibt es nach
Ansicht der McKinsey-Experten vier Lösungsansätze:

Fokussierung: Shared Services sind ein vielfach erprobtes
Instrument zur Senkung des Personalbedarfs. Verwaltungen legen dabei
bestimmte Aufgaben zusammen, um Effizienzvorteile zu nutzen. Dänemark
erreichte so Einsparungen von 20%. Suder: "In Deutschland zeigt das
Beispiel des öffentlichen IT-Dienstleisters dataport, wie in der
öffentlichen Verwaltung Funktionen gemeinsam wahrgenommen werden
können." Seit der Gründung 2004 ist der dataport-Kundenkreis auf über
1.000 politisch eigenständige Körperschaften angewachsen. Suder: "Ein
durchgängig hoher Qualitätsanspruch, Transparenz und sorgfältige
politische Steuerung waren wesentliche Erfolgsfaktoren auf diesem
Weg."

Digitalisierung: In der Verlagerung von Verwaltungsprozessen auf
Onlinekanäle sowie in der internen Automatisierung liegt enormes
Effizienz- und Einsparpotenzial - rund 45% hat das Fraunhofer
Institut bereits 2007 ermittelt. von Holleben: "Wie weit die
Digitalisierung in den Behörden hierzulande noch voranschreiten kann,
zeigt der Vergleich europäischer Arbeitsagenturen: Während sich in
Deutschland nur etwa 1,5% aller Arbeitssuchenden online melden, sind
es in Finnland bereits 85%."

Optimierung: Nachhaltige Leistungssteigerungen lassen sich nur
zusammen mit den eigenen Beschäftigten erreichen - niemals gegen sie.
Suder: "Es empfiehlt sich eine Kombination aus Workshops und
Analysen, in denen die Beteiligten - stets vom Bürger bzw. Kunden aus
gedacht - alle Elemente der eigenen Organisation auf den Prüfstand
stellen: Prozessdesign, Steuerungssystem, Kultur und Verhalten." Was
eine solche Runderneuerung bringt, zeige das Beispiel Schweden: Dort
konnte die Migrationsbehörde die Dauer von Asylantragsverfahren um
75% verkürzen und zugleich die Produktivität der Beschäftigten um 30%
steigern - bei besserer Bestandskraft der Bescheide und gesteigerter
Mitarbeiterzufriedenheit.

Übergreifend müsse zudem ein Umdenken weg von reiner
Personalverwaltung hin zu einem Personalmanagement stattfinden. Im
Wettkampf um die junge Fach- und Führungskräftegeneration habe der
öffentliche Dienst heute einiges im Angebot, betont Suder: "Er bietet
Beschäftigungssicherheit in der Volatilität und ermöglicht eine hohe
Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die Möglichkeit früher
Verantwortungsübernahme - sowohl als Führungskraft als auch für die
Gesellschaft."

Weitere Ergebnisse der Studie finden Sie auf www.mckinsey.de

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Kirsten Best
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