EU-Verwaltungen: Shared Services aktuell nur nationale Praxis

Hamburg (ots) - Der systematische, länderübergreifende Austausch
von Dienstleistungen und Ressourcen zwischen den EU-Verwaltungen ist
noch keine gängige Praxis. Die öffentlichen Einrichtungen in der EU
arbeiten zwar national und lokal daran, Daten und IT-Infrastruktur
miteinander zu teilen, um effizienter zu werden. Die Kooperation über
Ländergrenzen hinweg, beispielsweise beim Archivieren von Daten,
befindet sich dagegen noch am Anfang. Das ergibt die europaweite
qualitative Untersuchung "Beyond Efficiency: Public Administration
Transformation" der Steria Gruppe, für die hochrangige Mitarbeiter
der öffentlichen Verwaltung befragt wurden.

Um Kosten zu reduzieren, haben viele EU-Verwaltungen Shared
Service Center eingerichtet. Sie bieten die Möglichkeit, bestimmte,
immer wiederkehrende Verwaltungsabläufe effizient an einer zentralen
Stelle abzuwickeln. IT und Abläufe müssen damit nicht in jeder
Behörde neu installiert werden. In Deutschland nutzen bereits 60
Prozent der Verwaltungen Shared Service Center. Großbritannien hat
1,4 Milliarden Britische Pfund in das Angebot von Shared Services
investiert. Eine zentrale Datenbank gibt zudem Auskunft über bereits
verwendete IT-Lösungen. Sie hilft anderen Behörden, Möglichkeiten zur
Wiederwendung zu identifizieren. In Frankreich bietet der nationale
Anbieter für Personaldienstleistungen Services für mehr als drei
Millionen Bedienstete an. Dazu zählen Dienstleistungen rund um das
Thema Lohnabrechnung und Human Ressources. Mit dem IT-System,
betrieben auf Basis von Software as a Service, arbeiten rund 65.000
User in sieben Ministerien.

Der nächste Schritt ist das länderübergreifende Teilen von
Dienstleistungen. Technisch denkbar sind beispielsweise
Basisdienste, zum Beispiel auf dem Gebiet der E-Akte oder der
Langzeitarchivierung von Daten. Diese Ansätze lassen jedoch noch auf
sich warten. "Neben rechtlichen Hürden stehen die EU-Verwaltungen
aktuell noch vor der Aufgabe, den Nutzen ihrer nationalen Projekte zu
steigern. Es geht beispielsweise darum, mehr Behörden dazu zu
bewegen, die zentralen Dienste immer dort, wo es auch unter
fachlichen Gesichtspunkten tatsächlich möglich ist, in Anspruch zu
nehmen", sagt Axel Drengwitz, Experte für E-Government bei Steria
Mummert Consulting. In Großbritannien sind die Shared Services zum
Beispiel vielfach nicht ausgelastet, weil die Nutzung freiwillig ist.
Zudem haben viele Behörden mit Shared-Service-Center-Anschluss ihre
alten Abläufe beibehalten. "Damit verlagern die Verwaltungen viele
individuelle Prozesse an einen zentralen Ort, anstatt ein gemeinsames
Verfahren zu nutzen und erschließen leider nicht das organisatorische
Nutzenpotenzial von Shared Services", so Drengwitz. Die erzielten
Einsparungen halten sich deshalb in Grenzen. Bei der britischen
Verwaltung stehen bislang 160 Millionen Britische Pfund an operativen
Einsparungen zu Buche.

Hintergrundinformationen
Für die von Global Futures and Foresight (GFF) im Auftrag von Steria
durchgeführte Untersuchung wurden 62 hochrangige Verwaltungsbeamte in
Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Spanien, Norwegen und den
Niederlanden nach ihrer Einstellung zur Zukunft der öffentlichen
Verwaltungen befragt. Die Studie wurde im Februar und März 2012 in
einer Kombination von E-Mail- und Telefonbefragungen durchgeführt.

Die Untersuchung steht kostenlos als Download bereit unter:

http://www.steria.com/beyondefficiency/

Pressekontakt:
Steria Mummert Consulting
Birgit Eckmüller
Tel.: +49 (0) 40 22703-5219
E-Mail: birgit.eckmueller@steria-mummert.de

Faktenkontor
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Tel.: +49 (0) 40 253 185-111
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