Umfrage: Bis zu über 30 Prozent Mehrkosten durch schlechtes Präsentationsmanagement / 72 Prozent der Geschäftsführer rechnen mit Einsparungen bis über 30 Prozent durch geeigneten Präsentationspool

Köln (ots) - Weltweit werden täglich rund 30 Millionen
PowerPoint-Präsentationen erstellt. Das Problem: Im Unternehmen
bereits vorhandene Folien werden nicht systematisch genutzt.
Stattdessen erfinden die Mitarbeiter eines Hauses trotz häufig
identischer Aufgaben das Rad einer Präsentation immer wieder neu. Das
kommt teuer. Allein für Deutschland gehen 72 Prozent der
Geschäftsführer in den Unternehmen davon aus, dass ein vorgefertigter
Pool für standardisierte Unternehmenspräsentationen zu
Kosteneinsparungen von elf bis über 30 Prozent führen würde. Das hat
eine repräsentative Umfrage des Marktforschungsinstituts Toluna im
Auftrag des Softwarehauses made in office ergeben.

In der Praxis führen Mängel im Präsentationsmanagement zu
erheblichen Zeitverlusten.

Jeder vierte Mitarbeiter kann bereits erstellte Folien aus anderen
Präsentationen der eigenen Firma nicht ausfindig machen. Stattdessen
muss er diese Folien erneut erstellen. Und jeder Dritte tut sich mit
dem Formatieren von Schriftgrößen, Zeilenabständen und Ausrichtungen
schwer. Auf Rang eins der größten Zeitfresser liegt laut 55 Prozent
der Arbeitnehmer das Einfügen passgenauer Objekte und Grafiken bei
der Bearbeitung ihrer Präsentationen.

"Die meisten Unternehmen unterschätzen in der Summe den
Zeitverlust durch ein unprofessionelles Präsentationsmanagement",
sagt Stephan Kuhnert von made in office. "Allein die Einführung einer
zentralen Präsentations-Datenbank könnte auf einen Streich die drei
größten Zeitfresser bei PowerPoint-Präsentationen überflüssig machen.
Mit einer Google-ähnlichen Suchmaschine können sämtliche Inhalte der
geprüften Folien-Bibliothek firmenintern zugänglich gemacht werden.
Dort abgelegte Inhalte machen nicht nur ein mühseliges
Nachformatieren überflüssig, sondern entsprechen automatisch allen
Vorgaben der Corporate Identity", erläutert Kuhnert.

Auf technischer Seite lässt sich eine professionelle
Präsentationssteuerung denkbar einfach nutzbar machen. So wird
beispielsweise die Präsentationslösung "empower" von made in office
als Add-in-Software direkt in PowerPoint integriert. So lassen sich
Präsentationen und Folien unternehmensweit verwalten, zentral immer
auf dem neusten Stand halten und sind allen Mitarbeitern zugänglich.
"Der Einsatz einer modernen Präsentationslösung macht sich praktisch
von selbst bezahlt", sagt Stephan Kuhnert. "Wir haben bei der
Anwendung von empower ermittelt, dass ein durchschnittlicher
Arbeitnehmer mit zwei Stunden PowerPoint-Arbeit in der Woche rund
1.000 Euro Kosten im Jahr durch den Wegfall überflüssiger Tätigkeiten
spart."

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