Vom Briefkasten auf die Festplatte - VOI Showcase "Digitale Postbearbeitung" zeigt, wie es geht

Hannover (ots) - Auf der CeBIT 2007 tritt der VOI Verband
Organisations- und Informationssysteme e. V. erneut den Beweis an:
Ohne Papier werden Prozesse schneller verarbeitet und Dokumente
gleichzeitig sicher archiviert. In unmittelbarer Nähe des DMS-Forums
(Halle 1) ist das digitale Musterbüro aufgebaut. Hier kann der
Besucher live mitverfolgen, wie Unternehmen eingehende Dokumente
vollständig papierlos bearbeiten können. Das Konzept für das digitale
Musterbüro wurde vom Competence Center Postbearbeitung des VOI
entwickelt. Verschiedene Aussteller der DMS-Area unterstützen das
Projekt mit ihren Technologien.

Papierloses Arbeiten macht Unternehmen effizienter Der VOI
empfiehlt, eingehende Dokumente zu digitalisieren und die Bearbeitung
komplett elektronisch - und damit papierlos - vorzunehmen. Damit
sparen Unternehmen nicht nur Zeit bei der Bearbeitung, sie
erleichtern durch eine zentrale Datenhaltung das Finden von
Informationen und reduzieren den Platz für die Archivierung: Auf eine
CD passen circa 10 000 Dokumente, das entspricht dem Inhalt von etwa
20 Aktenordnern.

Das Platz sparende Archivieren von Dokumenten ist aber nur ein
Vorteil der Dokumentendigitalisierung. Wesentlicher ist die schnelle
Bereitstellung der Dokumenteninhalte und deren Bearbeitung. Erst dann
kann die Effizienz der Geschäftsprozesse nachhaltig gesteigert werden
bei gleichzeitiger Kostensenkung. "Allein durch die automatisierte
Dokumentenerfassung lassen sich Personalkosten um bis zu 60 Prozent
reduzieren", rechnet Petra Greiffenhagen, Vorstandsvorsitzende des
VOI, vor.

Viele Vorteile für den Arbeitsalltag

Wie Unternehmen diese Vorteile für sich nutzen können, zeigt der
VOI vom 15. bis 21. März 2007 zum zweiten Mal auf einer Sonderfläche
"Digitale Postbearbeitung" während der CeBIT 2007 in Hannover.
Innerhalb der DMS-Area in der Halle 1 ist ein Musterbüro aufgebaut,
in dem der Besucher live erleben kann, wie eingehende Dokumente
digital verteilt, bearbeitet, archiviert und gegebenenfalls
weiterverarbeitet werden. Auf stündlich stattfindenden Führungen
erläutert ein Moderator die Arbeitsweise der Lösungen und beantwortet
Fragen.

Die einzelnen Arbeitsplätze stehen nicht nur für die Abteilung -
z. B. Buchhaltung, Vertrieb, Lager oder Einkauf - eines Unternehmens,
sondern auch jeweils für eine eigene Technologie: Per
Workflow-Funktionen, zu sehen in der IT-Abteilung, werden
beispielsweise die Dokumente und Informationen verteilt. Im
Posteingangsbereich sichern Elektronische Signaturen die
Rechnungsbearbeitung. Im Archiv, ebenfalls Teil der IT-Abteilung,
werden die Belege abgelegt und stehen dort unmittelbar für einen
erneuten Zugriff bereit. Alle Arbeitsplätze sind untereinander
vernetzt und über Schnittstellen verbunden. So erfährt der Besucher,
dass er bestehende Insellösungen in seinem Unternehmen ohne großen
Aufwand mit Lösungen anderer Hersteller verbinden kann. Bisherige
Investitionen im Unternehmen bleiben damit erhalten.

Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) Der VOI
Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. mit Sitz in Bonn
repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter der Branche für
Enterprise Content- (ECM) und Dokumenten-Management-Systeme. Mit der
Positionierung als der in Deutschland führende unabhängige Verband
der zukunfts- und wachstumsträchtigen eBusiness-Branche verdeutlicht
der VOI die steigende wirtschaftliche und technologische Bedeutung
seiner Mitgliedsunternehmen in den europäischen und internationalen
Märkten.

Originaltext: Deutsche Messe AG Hannover
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