Archivierung von steuerrelevanten E-Mails: Viele deutsche Unternehmen verstoßen gegen das Handelsgesetz / Lesen lassen: Text-Mining-Software identifiziert selbsttätig archivierungspflichtige E-Mails

Heidelberg (ots) - Viele deutsche Unternehmen brechen beim
Steuerrecht tagtäglich das Gesetz - und das häufig sogar wissentlich:
Nur eine Minderheit der Firmen archiviert ihre steuerrelevanten
E-Mails vorschriftsgemäß. Das Handelsgesetzbuch verlangt, diese
Dokumente sechs Jahre lang aufzubewahren. Studien von
Unternehmensberatungen zeigen, dass viele Firmen noch nicht in der
Lage ist, die gesetzlichen Vorgaben vollständig zu erfüllen. Auch
wenn sich Manager, Controller und Juristen dessen zunehmend bewusst
werden: Noch immer gibt es hier in einigen Unternehmen einen
"rechtsfreien Raum".

Ein Grund dafür ist die explosionsartige Zunahme der
elektronischen Korrespondenz, die viele Unternehmen bei der
Archivierung überfordert. Vor hohen Strafzahlungen bewahren kann
Firmen eine relativ neue Technologie, mit der sich Textdokumente
automatisiert auswerten lassen: So genannte Text-Mining-Verfahren
sind in der Lage, den Sinn eines Textes zu entschlüsseln.
Text-Mining-Software kann also zum Beispiel archivierungspflichtige
E-Mails von nicht archivierungspflichtigen unterscheiden. Ein
Unternehmen erkennt damit sofort, welche seiner E-Mails
steuerrelevant sind und welche gelöscht werden können.

Ulrich Reincke, Experte des größten deutschen Anbieters von
strategisch-analytischen IT-Lösungen SAS, erläutert: "Text Mining
macht sich zu Nutze, dass Sprache unabhängig von Inhalt und Form
eines Dokuments eindeutig gegliedert ist. Gelingt es, die komplexe
Struktur eines Textes aufzuschlüsseln, so können die zentralen
Informationen herausgefiltert werden, ohne dass ein Mensch die
Dokumente in die Hand nehmen oder auf den Bildschirm holen muss.
Zugleich lassen sich bislang unentdeckte Zusammenhänge zwischen
einzelnen Dokumenten innerhalb einer Textsammlung identifizieren, was
bei manueller Bearbeitung sehr aufwändig wäre. Text-Mining-Lösungen
erkennen also von selbst, worum es in einer E-Mail oder anderen
Texten geht, egal, wie sich der Verfasser ausgedrückt hat."
Unternehmen nutzen diese Software von SAS zum Beispiel zur Auswertung
von Forschungsberichten oder das Bearbeiten von Kundenpost.
"Text Mining kann Geschäftsführer oder andere Verantwortliche davor
bewahren, vor Gericht zitiert zu werden - Unternehmen bekommen damit
endlich den Umgang mit steuerrelevanten E-Mails in den Griff", so
Ulrich Reincke von SAS.

Originaltext: SAS Institute
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