Selbstbezogen und ineffektiv: deutsche Behörden hinken bei Compliance hinterher

Rheinbach (ots) -

Moderne Präventionsmethoden sind kaum bekannt - Verstöße werden
oft nicht geahndet - Mangel an Transparenz und Offenheit gefährdet
öffentliches Vertrauen

Das Thema Compliance ist in der öffentlichen Verwaltung bisher
kaum angekommen. Das zeigt eine aktuelle Umfrage der Hochschule für
angewandte Wissenschaften Würzburg-Schweinfurt und des
Software-Herstellers Recommind unter Mitarbeitern deutscher Behörden.
Demnach setzt nicht einmal jede vierte untersuchte Behörde ein
Compliance Management System (CMS) ein. Auch das Bewusstsein für die
Bedeutung von Compliance ist schwach ausgeprägt, und selbst
aufgedeckte Verstöße führen nur selten zu Sanktionen.

Methoden wie Richtlinien und Vier-Augen-Prinzip kommen quasi
überall zum Einsatz, doch andere Instrumente, um Compliance-Verstößen
vorzubeugen, sind nur einer Minderheit bekannt. So geben nur 23
Prozent der Befragten an, das Whistleblowing zu kennen. Noch weniger
bekannt sind den Befragten der Compliance Officer (15 Prozent).

Gravierende Schwächen in Institutionalisierung und Umsetzung von
Compliance

Auch die Umsetzung von Compliance ist in den meisten Behörden
mangelhaft. Nur 24 Prozent sagen, dass ihre Behörde
Compliance-Pflichten und -Risiken identifiziert und systematisiert.
Compliance-Standards hat gerade mal ein Drittel definiert, Standards
für den Umgang mit Compliance-Verstößen gibt es sogar nur in zwölf
Prozent der untersuchten Behörden. Auch bei der internen
Kommunikation macht die Mehrzahl der Behörden keine gute Figur.
Lediglich 32 Prozent nutzen Information und Schulung von Mitarbeitern
als Präventivmaßnahme.

"Die Unkenntnis über das Thema und die unzureichende Umsetzung
sind die entscheidenden Schwachstellen von behördlicher Compliance",
sagt Anna-Lena Becker von der Hochschule für angewandte
Wissenschaften Würzburg-Schweinfurt, Autorin der Studie. "Es ist
alarmierend, dass mehr als drei Viertel der Behörden ihre
Compliance-Risiken nicht kennen. Denn nur, wenn Risiken bekannt sind,
können sie auch effektiv gemanagt werden."

Noch schwerer wiegt, dass Verstöße oft ungeahndet bleiben, was in
deutschen Behörden an der Tagesordnung zu sein scheint, wie die
Umfrage aufzeigt. Weniger als zwei Drittel der Befragten geben an,
dass in ihrer Behörde Verstöße sanktioniert werden. In mehr als einem
von drei Fällen brauchen Mitarbeiter also keine Konsequenzen aufgrund
von Compliance-Verfehlungen fürchten. Und diese Ergebnisse betreffen
nur die aufgedeckten Fälle. Denn lediglich 20 Prozent der
untersuchten Behörden hat überhaupt ein anonymes Hinweissystem. So
ist zu vermuten, dass nur ein Bruchteil der tatsächlichen Verstöße
auch bekannt wird.

Verpasste Chance für Bürgernähe und Mitarbeitervertrauen

Eine weitere Erkenntnis lautet, dass die öffentliche Verwaltung
stark selbstbezogen ist. Für die meisten Mitarbeiter bedeutet
behördliche Compliance, gesetzliche Vorschriften (98 Prozent) und
interne Regeln (92 Prozent) einzuhalten. Weiche Faktoren spielen kaum
eine Rolle: Nur knapp die Hälfte der Befragten (48 Prozent)
betrachtet Compliance auch als Frage von Werten und
Organisationskultur. Freiwillige externe Standards wie der UN Global
Compact, der vielen Unternehmen als Compliance-Leitlinie dient,
kommen quasi überhaupt nicht zum Einsatz.

Fragt man nach den Gründen für Compliance-Maßnahmen, werden vor
allem Korruptionsprävention (91 Prozent) und Haftungsvermeidung (64
Prozent) genannt. Deutlich weniger relevant waren Faktoren wie:

- die Förderung des Vertrauens in und von Mitarbeitern (59 Prozent),
- gesellschaftliche Anforderungen (47 Prozent) sowie
- Reputationssicherung und -steigerung (33 Prozent).

"Digitalisierung und E-Government bieten der Verwaltung die Chance
zu mehr Transparenz und Interaktion mit ihren Bürgern. Diese Chance
verschlafen die deutschen Behörden gerade", sagt Hartwig Laute,
Geschäftsführer von Recommind Deutschland. "Die Öffentlichkeit ist
sensibilisiert durch zahlreiche Skandale und toleriert Misswirtschaft
in der Verwaltung weniger denn je. Behörden müssen reagieren und
Compliance effektiv managen, um öffentliches Vertrauen zu sichern und
aufzubauen. Davon hängt auch ihre künftige Handlungsfähigkeit ab."

Zur Studienmethodik

Im Zeitraum von Februar bis März 2016 befragte die Hochschule der
angewandten Wissenschaften Würzburg-Schweinfurt Mitarbeiter in 66
deutschen Behörden. 71 Prozent der Befragten sind als Führungskräfte,
Compliance-Beauftragte, Datenschutzbeauftrage oder Juristen in ihrer
Behörde tätig. Die Durchführung erfolgte mit dem
Online-Befragungssystem von askallo.

Über Recommind

Recommind ist einer der weltweit führenden Anbieter von
E-Discovery-Lösungen und intelligenter Suchmaschinentechnologie.
Neben Behörden und Großkanzleien setzen vor allem im
deutschsprachigen Raum auch Medien- und Pharmaunternehmen,
Automobilkonzerne und -zulieferer, Versicherungsgesellschaften und
Forschungsinstitute Produkte von Recommind ein. Recomminds Lösung für
E-Discovery-Prozesse werden insbesondere in kartellrechtlichen
Untersuchungen, Compliance-Checks, sowie internen Audits, Revisionen
und Analysen eingesetzt. Seit der Gründung im Jahr 2000 findet die
gesamte Kernentwicklung und Programmierung in der weltweit größten
Niederlassung von Recommind in Rheinbach bei Bonn statt. Weitere
Standorte sind London, New York, San Francisco, Boston und Sydney.
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Pressekontakt:
Carolin Nillert & Julia Zhu
Oseon Telefon: +49 (0)69-25 73 80 22-16 E-Mail: recommind@oseon.com