(Registrieren)

Saarbrücker Tabelle: welche Akten können am Jahresende weg, welche nicht?

Geschrieben am 28-12-2015

Saarbrücken (ots) -

- Kostenloses interaktives Berechnungstool für
Aufbewahrungsfristen. Unternehmen können anhand der "Saarbrücker
Tabelle" die Fristen für Geschäftsakten und andere
Papierdokumente gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht
ermitteln

- Viele Dokumente in den Firmenarchiven unterliegen gar keiner
Aufbewahrungspflicht

Drei Viertel der mittelständischen Unternehmen heben ihre
Geschäftsdokumente länger auf als notwendig, aus Angst, ihre
Aufbewahrungspflichten zu verletzen, dies hat eine Studie der
Aktentreuhand DE zutage gefördert. Das überlange Lagern der Akten
schafft häufig nicht nur Platzprobleme, sondern kann auch einen
eklatanten Verstoß gegen Datenschutzbestimmungen darstellen. "Viele
Firmen haben längst den Überblick verloren, welche Dokumente sie noch
aufheben müssen, welche sie entsorgen können und welche sie
vernichten müssen", weiß Aktentreuhand DE-Chef Benedikt Steinmetz aus
zahlreichen Gesprächen mit mittelständischen Vorständen und
Geschäftsführern. Abhilfe hierfür schafft das Berechnungstool
"Saarbrücker Tabelle".

Saarbrücker Tabelle schafft Klarheit bei Aufbewahrungsfristen

Mit dem neuen Online-Service (www.saarbrueckertabelle.de) der
Aktentreuhand DE können Unternehmen und Freiberufler interaktiv und
kostenlos die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsakten und andere
Papierdokumente gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht
ermitteln. Durch Eingabe der jeweiligen Jahreszahl können sie mühelos
prüfen, welche Geschäftsakten bis wann gelagert werden müssen bzw. ab
wann sie vernichtet werden können. Filter- und Sortierfunktionen
helfen dabei, die Tabelle für den eigenen Tätigkeitsbereich zu
individualisieren. Darüber hinaus bietet der Service der
Aktentreuhand DE eine Reihe von Zusatzinformationen, bspw. wer
aufbewahrungspflichtig ist, welche Dokumente wie lange aufbewahrt
werden müssen, welche Ausnahmen es gibt, was bei Verstößen gegen die
Fristen passieren kann und mit welchen Maßnahmen ein Unternehmen den
Überblick über seine Aufbewahrungsfristen behält.

Das kleine Einmaleins der Aufbewahrungspflichten

Häufig werden z.B. Angebote, die keinen Auftrag zur Folge hatten
oder Werbebriefe für einen größeren Personenkreis aufbewahrt, obwohl
keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Bei der Aufbewahrungspflicht ist zwischen Unterlagen zu
unterscheiden, die sechs bzw. zehn Jahre lang aufgehoben werden
müssen. Nach sechs Jahren dürfen beispielsweise Geschäftsbriefe,
Kassenzettel, Bestellungen und Preislisten vernichtet werden. Zehn
Jahre eingelagert werden müssen zum Beispiel Rechnungen, Bank- und
Buchungsbelege, Gehaltslisten und Bewirtungsbelege sowie
Steuererklärungen. Besondere Aufbewahrungsfristen gelten etwa für
Mietverträge, behördliche Genehmigungen, Akten aus laufenden
Verfahren, Baupläne und Gerichtsurteile.

Aktenberge und Aufbewahrungspflichten outsourcen

Genau hierfür hat die Aktentreuhand DE GmbH unter
www.blitzarchiv.de ein Online-Portal in Betrieb genommen, über das
Unternehmen ihre Aktenberge extern auslagern können. Die Aktenkartons
werden im Betrieb abgeholt und allen gesetzlichen Anforderungen
bezüglich Fristen, Datenschutz und Aufbewahrung entsprechend
eingelagert. Im Fall der Fälle, also etwa bei einer Betriebsprüfung,
können die Akten jederzeit über Nacht in den Betrieb zurückgeholt
werden. Auf Wunsch werden die Akten nach Ablauf der gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen automatisch vernichtet. Kurz zusammengefasst:
"Aus den Augen, aus dem Sinn und aus den Füßen."

Blitzarchiv (www.blitzarchiv.de), ein Dienst der Aktentreuhand DE
GmbH, ist das erste komplett automatisierte und anonymisierte
Aktenlager. Blitzarchiv übernimmt für seine Kunden die gesetzlichen
Anforderungen bezüglich der Aufbewahrungsfristen, des Datenschutzes
und der Aufbewahrung von Akten. Der Kunde behält dennoch die volle
Kontrolle über seine Geschäftsakten. Mit wenigen Klicks im
gesicherten und verschlüsselten Onlineportal bestimmt der Kunde die
Einzelheiten von Abholung, Lagerung und Rückholung der Akten oder die
Vernichtung der Akten nach Ende der vereinbarten
Aufbewahrungsfristen. Die Abholung der Akten durch Blitzarchiv
erfolgt schon am nächsten Arbeitstag - ganz gleich ob ein kompletter
Container oder nur ein einziger Aktenkarton ausgelagert wird. Die
Akten sind versichert, die Archivierung erfolgt anonymisiert, der
Kunde kann die Akten jederzeit über das Onlineportal zurück fordern.
Ergebnis: die Kunden von Blitzarchiv sparen Raum, Zeit und Geld.



Pressekontakt:
Weitere Informationen: Aktentreuhand DE GmbH, Kaiserstraße 4c, 66133
Saarbrücken, E-Mail: presse@blitzarchiv.de, Internet:
www.blitzarchiv.de

PR-Agentur: euromarcom public relations GmbH, Tel.: 0611 / 973150,
E-Mail: team@euromarcom.de, Internet: www.euromarcom.de


Kontaktinformationen:

Leider liegen uns zu diesem Artikel keine separaten Kontaktinformationen gespeichert vor.
Am Ende der Pressemitteilung finden Sie meist die Kontaktdaten des Verfassers.

Neu! Bewerten Sie unsere Artikel in der rechten Navigationsleiste und finden
Sie außerdem den meist aufgerufenen Artikel in dieser Rubrik.

Sie suche nach weiteren Pressenachrichten?
Mehr zu diesem Thema finden Sie auf folgender Übersichtsseite. Desweiteren finden Sie dort auch Nachrichten aus anderen Genres.

http://www.bankkaufmann.com/topics.html

Weitere Informationen erhalten Sie per E-Mail unter der Adresse: info@bankkaufmann.com.

@-symbol Internet Media UG (haftungsbeschränkt)
Schulstr. 18
D-91245 Simmelsdorf

E-Mail: media(at)at-symbol.de

582342

weitere Artikel:
  • Baufinanzierung: Gute Vorsätze können viel Geld sparen - wenn sie umgesetzt werden / Fristen, Formulare, Forward-Optionen: Rechtzeitige Information lohnt sich oft München (ots) - Einmalige Planung statt regelmäßigem Schwitzen: Während viele gute Vorsätze zum Jahreswechsel mit dauerhaften Anstrengungen verbunden sind, lohnen sich hehre Absichten für Immobilienkäufer und -besitzer bei vergleichsweise geringem Aufwand. "Bei Erst- und Anschlussfinanzierungen lassen sich durch eine gute Planung über die Laufzeit des Kredits oft mehrere Tausend Euro sparen", sagt Michiel Goris, Vorstandsvorsitzender der Interhyp AG, Deutschlands größtem Vermittler privater Baufinanzierungen. Gute Vorsätze für mehr...

  • Jobchancen: Mitarbeiter 50+ werden künftig mehr gefragt sein Bonn (ots) - Die Nachfrage von Unternehmen und Organisationen nach Mitarbeitern in der Altersgruppe 50+ wird in den kommenden fünf Jahren steigen. Dabei wollen die einstellenden Firmen besonders von deren Erfahrungswissen, Marktkenntnis sowie Fachwissen profitieren. Diese Einschätzungen beruhen auf den Ergebnissen der aktuellen Panel-Befragung "Personalsuche 50+: Veränderungen spürbar?" des Bundesverbandes Deutscher Unternehmensberater (BDU). In die Auswertung sind die Antworten von 194 Personalberatern - den Spezialisten für die mehr...

  • Leichter Stimmungsdämpfer im Mittelstand Frankfurt am Main (ots) - - Mittelständisches Geschäftsklima trübt sich zum Jahresende ein - Einzelhandel unzufrieden mit Weihnachtsgeschäft - Großunternehmen beschließen 2015 in bester Stimmung Die Mittelständler gehen mit einem leichten Stimmungsdämpfer in das neue Jahr, wie das aktuelle KfW-ifo-Mittelstandsbarometer zeigt. Das Geschäftsklima der kleinen und mittleren Firmen gibt im Dezember um 1,4 Zähler auf 16,9 Saldenpunkte nach. Beide Komponenten des mittelständischen Geschäftsklimas verschlechtern sich etwas: mehr...

  • BGA: Außenhandel in diesem und nächsten Jahr auf Rekordkurs - kurzfristige Zuversicht von langfristiger Skepsis überlagert Berlin (ots) - "Der deutsche Außenhandel hat im laufenden Jahr 2015 in einem schwierigen weltweiten Umfeld unsere Erwartungen noch übertroffen. Und auch im kommenden Jahr 2016 erwarten wir sowohl für die Exporte wie für die Importe neue Allzeithöchstwerte. Das ist nicht nur hierzulande eine gute Nachricht: Deutschland wird damit seiner Rolle als Wachstumsmotor Europas erneut gerecht. Allerdings ist nicht alles Gold, was glänzt. So überzeichnet insbesondere der billige Euro unsere wirtschaftliche Stärke auf den Weltmärkten. Und auch mehr...

  • Dr. Klein Trendindikator Baufinanzierung 11/2015: Standardrate geht weiter leicht zurück (FOTO) Lübeck (ots) - November 2015: Auch Tilgungssatz und Forwards verlieren leicht, aber auf hohem Niveau Stephan Gawarecki, Vorstandssprecher der Dr. Klein & Co. AG, berichtet über aktuelle Trends in der Baufinanzierung anhand der Ergebnisse des Dr. Klein Trendindikators Baufinanzierung (DTB). Die durchschnittliche Standardrate für ein Baudarlehen von 150.000 Euro mit zwei Prozent Tilgung und 80 Prozent Beleihungsauslauf sowie einer zehnjährigen Sollzinsbindung sinkt auch im November weiter - wenn auch nicht mehr so mehr...

Mehr zu dem Thema Aktuelle Wirtschaftsnews

Der meistgelesene Artikel zu dem Thema:

DBV löst Berechtigungsscheine von knapp 344 Mio. EUR ein

durchschnittliche Punktzahl: 0
Stimmen: 0

Bitte nehmen Sie sich einen Augenblick Zeit, diesen Artikel zu bewerten:

Exzellent
Sehr gut
gut
normal
schlecht