Rechnungen korrekt per E-Mail versenden

Hamburg (ots) - Wer Briefporto sparen und seinen Kunden Rechnungen
als PDF-Datei im Mailanhang senden möchte, muss in Zukunft mit bösen
Überraschungen rechnen. Die Oberfinanzdirektionen schaffen derzeit
die Grundlage für eine Überprüfung des digitalen Rechnungswesens.
Dazu werden umfangreiche Listen darüber angelegt, welche Firmen ihre
Rechnungen als Mail versenden.

Kommt bei einer Umsatzsteuerprüfung heraus, dass ein
Rechnungsempfänger keine qualifizierte elektronische Signatur zu
einer Rechnung nachweisen kann, wird der Vorsteuerbetrag umgehend vom
Finanzamt zurückgefordert. Das sind bei dem derzeitigen Steuersatz
von 19 Prozent sehr stattliche Summen: Bei einer mittelständischen
Firma können schnell Beträge über 250.000 Euro zusammenkommen. Nicht
selten droht in diesem Fall gar die Insolvenz.

Nach §14 Abs. 4 UStG obliegt dem Rechnungsempfänger (dem
Vorsteuerabzugsberechtigten) die Nachweispflicht bei einer
Rechnungsprüfung. Haben die Finanzbehörden den Vorsteuerabzug einmal
aberkannt, bleibt nur eine langwierige Schadensersatzklage gegen den
Rechnungsversender - zumeist einen langjährigen Geschäftspartner.

Hohes Sparpotenzial, wenn rechtskonform

Auf der sicheren Seite sind dagegen alle Unternehmen, die eine
qualifizierte Signatur verwenden: sie können mit digitalen Rechnungen
schnell und problemlos viele tausend Euro sparen. Im November 2006
hat die Universität Hannover errechnet, dass durch den papierlosen
Versand alleine in Deutschland über 25 Milliarden Euro pro Jahr
gespart werden können. Pro Rechnung kalkuliert das Institut für
Wirtschaftsinformatik ein Sparpotenzial von durchschnittlich 4,20
Euro.

Dank der integrierten Signierungs- und Versand-Lösung von
www.rechnung.de kostet eine qualifizierte elektronische Signatur im
Durchschnitt weniger als 10 Prozent einer Papierrechnung. Der Preis
ist nach Versandvolumen gestaffelt, aber selbst die "teuerste"
Signatur kostet weniger als die Hälfte des Briefportos. Bei monatlich
mindestens 6.000 Signaturen sinkt der Einzelpreis auf unter 13 Cent.

So einfach lassen sich digitale Rechnungen versenden

Als einzige Lösung benötigt Rechnung.de keine hohen
Grundinvestitionen und ist außerdem besonders komfortabel: Speziellen
Druckertreiber installieren und Kunden-Mail-Adressen auf das
Rechnungsformular platzieren - und schon kann der Versand starten.
Die Rechnungsbelege werden vom Trust-Center D-Trust, einer Tochter
der Bundesdruckerei, mit einer qualifizierten Signatur versehen. Im
höchsten Sicherheitsbereich der Bundesdruckerei, in dem auch Ausweise
und unser Bargeld hergestellt werden, werden die eingelieferten
Rechnungen qualifiziert signiert.

Über das neue Belegportal von Rechnung.de kann der
Rechnungsempfänger seine Rechnung und Signatur noch Jahre später
abrufen. Damit ist auch das Archivierungsproblem gelöst. Das
Belegportal wird noch zur diesjährigen Computermesse CeBit 2007
vorgestellt.

Originaltext: Rechnung.de
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Rechnungen korrekt per E-Mail versenden - das Finanzamt passt auf