CeBIT 2007 (15. bis 21. März): Dokumentenmissmanagement drückt auf die Produktivität - DMS-Forum auf der CeBIT 2007 zeigt den Weg zu mehr Effizienz im Büro

Hannover (ots) - Aufgrund des steigenden Wettbewerbs suchen
Manager verstärkt nach Möglichkeiten, die Effizienz im Unternehmen zu
optimieren und gleichzeitig den Kundenservice zu verbessern. Der
Schlüssel hierzu liegt in schlankeren Prozessen und im schnelleren
Zugriff auf Informationen. Beides erreicht man durch den Einsatz
elektronischer Dokumenten-Management-Systeme (DMS), die das Verwalten
und Verarbeiten von Dokumenten erleichtern und benötigte
Informationen schnell finden und anzeigen. Auf der CeBIT 2007
informiert das DMS-Forum des Fachverbandes VOI - Verband
Organisations- und Informationssysteme e. V., Bonn, gemeinsam mit der
Deutschen Messe darüber, wie Unternehmen sämtliche
dokumentenbasierten Prozesse maßgeblich verbessern und damit die
Effizienz ihrer Mitarbeiter erheblich steigern bei gleichzeitig
verbessertem Kundenservice und Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen.

Von der Industrie lernen

Das Optimierungspotenzial bei der Herstellung und Fertigung von
Produkten ist durch eine weitgehende Automatisierung und
Standardisierung der Prozesse nahezu ausgeschöpft. Im Gegensatz dazu
besteht in den Verwaltungen zahlreicher Betriebe diesbezüglich noch
erheblicher Nachholbedarf. Nach einer Untersuchung des VOI nutzen
gerade einmal 30 Prozent mittelständischer Unternehmen in Deutschland
ein Dokumenten-Management-System. Petra Greiffenhagen,
Vorstandsvorsitzende des VOI, kommentiert: "Wissenschaftliche Studien
belegen, dass Unternehmen rund ein Drittel der Gesamtarbeitszeit und
bis zu 40 Prozent der Arbeitskosten für ein bestehendes
Dokumentenmissmanagement aufwenden." Greiffenhagen weiter: "Typische
Zeitfresser sind beispielsweise das händische Einpflegen relevanter
Daten in EDV-Systeme, die papierbasierte Ablage in Aktenordern, die
das Suchen nach geschäftskritischen Informationen verlangsamt, oder
die papierbasierte Vorgangsmappe, die mit oft langen Liegezeiten von
Abteilung zu Abteilung wandert und jeweils immer nur einem
Mitarbeiter zur Verfügung steht."

Unternehmen, die ein Dokumenten-Management-System im Einsatz
haben, profitieren dagegen von einer schnelleren Verarbeitung von
Geschäftsprozessen, verkürzten Suchzeiten oder einer beschleunigten
und exakten Auskunftsfähigkeit bei Kundenanfragen. Dies wird unter
anderem dadurch erreicht, dass sämtliche Dokumente und die darin
enthaltenen Informationen zentral abgelegt sind. Eingehende
papierbasierte Dokumente, wie beispielsweise Aufträge oder
Rechnungen, können unmittelbar beim Posteingang eingescannt, die
darin enthaltenen Informationen ausgelesen und an das ERP-System zur
Weiterverarbeitung übergeben werden. Der digitalisierte Beleg wandert
ins elektronische Archiv und steht somit Mitarbeitern bei Bedarf zur
Verfügung. So genannte Workflow-Mechanismen steuern Geschäftsvorgänge
von Abteilung zu Abteilung. "Dies sind nur einige Beispiele, die den
Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen verdeutlichen sollen", so
Greiffenhagen. "Unser Ziel als größter Verband der DMS-Branche in
Deutschland ist es, den CeBIT-Besuchern den Nutzen solcher Lösungen
transparent zu machen."

Dafür hat der VOI mit seinen Mitgliedern ein umfassendes
Vortragsprogramm zusammengestellt, das während der gesamten
Messedauer in Halle 1 durchgeführt wird.

Vorträge: Vom Basiswissen bis zu Detailinformationen Die Vorträge
der Experten erläutern beispielsweise in verständlicher Form, was
denn überhaupt ein Dokumenten-Management-System ist und aus welchen
Komponenten es besteht. Ferner wird aufgezeigt, was bei der Auswahl
eines solchen Systems zu beachten ist. Wie Unternehmen ihr
Optimierungspotenzial durch eine Analyse vor Einführung eines DMS
ermitteln können und wie ein DMS zu verbesserten Geschäftsprozessen
führt, sind weitere Vortragsthemen. Darüber hinaus geht es auf dem
VOI-Forum unter anderem auch um rechtliche Aspekte, die es bei der
Einführung eines DMS zu beachten gilt. Weiterhin erläutern die
Referenten, worauf Anwender bei der Archivierung von E-Mails achten
müssen.

Das Thema "optimierte Posteingangsbearbeitung" nimmt innerhalb des
DMS-Forums einen breiten Raum ein. In dieser Vortragsreihe erhält der
Besucher einen ersten Überblick darüber, wie eingehende Dokumente
effizient bearbeitet werden können. Darüber hinaus informieren die
VOI-Experten über rechtliche Grundlagen, stellen die einzelnen
Prozessschritte dar und gehen auf die Wirtschaftlichkeitsfaktoren
ein. Besucher, die live und im Zusammenhang sehen wollen, wie eine
digitale Postbearbeitung vonstatten geht, finden in direkter Nähe des
VOI-Forums ein Musterbüro. Dort werden mittels unterschiedlicher
Technologien Dokumente eingescannt und papierlos von Arbeitsplatz zu
Arbeitsplatz geleitet, bis sie schließlich in der Postausgangsstelle
wieder als Ergebnis des digitalen Bearbeitungsprozesses zu Papier
werden.

Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI)

Der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. mit
Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter der
Branche für Enterprise Content- (ECM) und
Dokumenten-Management-Systeme. Mit der Positionierung als der in
Deutschland führende unabhängige Verband der zukunfts- und
wachstumsträchtigen eBusiness-Branche verdeutlicht der VOI die
steigende wirtschaftliche und technologische Bedeutung seiner
Mitgliedsunternehmen in den europäischen und internationalen Märkten.

Originaltext: Deutsche Messe AG Hannover
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