Nachhaltiges Dokumentenmanagement senkt Verwaltungskosten / TA Triumph-Adler unterstützt norddeutsche Kommunen

Nürnberg (ots) - Verwaltungsarbeit ist immer noch Papierarbeit.
Dennoch sind Behörden angewiesen, ihre Vorgänge auch elektronisch
abzuwickeln. Der Spagat, den öffentliche Einrichtungen vollbringen
müssen, ist schwierig: Sie sollen sich bei gleichzeitiger Reduzierung
der Kosten zu modernen Dienstleistern wandeln. Aufgrund der
angespannten Haushaltslage ist das Outsourcing des
Dokumentenmanagements an einen zuverlässigen Partner eine sinnvolle
Lösung. Der Spezialist im Document Business TA Triumph-Adler hat auf
diesem Gebiet besondere Expertise und unterstützt u.a. auch mehrere
norddeutsche Kommunen.

Egal in welcher Fußgängerzone man Menschen danach fragt, was sie
mit der Öffentlichen Verwaltung verbinden, die gängigen Vorurteile
sind verkrustete Strukturen, Bürokratismus oder altertümliche
Arbeitsweisen. Dabei wandeln sich Behörden derzeit zu modernen
Dienstleistern. "Die Öffentliche Verwaltung hat mit der
EU-Dienstleistungsrichtlinie die Vorgabe bekommen, ihre
Kommunikationsstrukturen zu prüfen und sich effizient zu
organisieren", erklärt André Polkowski, Vertriebsleiter bei der TA
Triumph-Adler Norddeutschland GmbH. Die Verbesserung des
Output-Managements wurde vielerorts bereits in Angriff genommen.
Allerdings bedarf es eines ganzheitlichen Dienstleistungskonzepts,
das sowohl Soft- und Hardware, als auch Service integriert und mit
dem eine nachhaltige Prozessstruktur aufgebaut werden kann.

Dass TA Triumph Adler für diese Aufgabe der richtige Partner ist,
hat sich auch in den Verwaltungen der Kommunen Hüttener Berge,
Hohenweststedt-Land, Fockbeck, Mittleres Nordfriesland sowie der
Kreisstadt Husum gezeigt. Hier setzt man gemeinsam die Weichen für
ein ganzheitliches Dokumentenmanagement. In einem ersten Schritt sind
jegliche Systeme mittels des firmeneigenen Analyse- und
Beratungskonzeptes TOM (Total Output Management) auf den Prüfstand
gestellt und neu ausgerichtet worden. "Die Neustrukturierung der
Druckinfrastruktur war eine richtige Entscheidung", so Polkowski.
"Insbesondere durch den Einsatz der Accounting Box hat sich die
Stabilität der IT- Infrastruktur deutlich verbessert." Da alle
Druckprozesse zentral gemanagt werden, sind Supportaufkommen und
Administrationsaufwand heute erheblich geringer. "Damit haben wir
einen großen Schritt in Richtung E-Government getan und sind für die
wachsenden Herausforderungen einer modernen Verwaltung besser
gerüstet", ist sich Klemens Ziemann, Leiter IT Administration beim
Amt Hüttener Berge, sicher.

Ziel ist die vollständige digitale Verwaltung aller Dokumente.
Hier wollen die Kommunen gemeinsam mit den Spezialisten von TA
Triumph-Adler unter anderem Lösungen für eine strukturierte Ablage,
die Registratur und den Postein- und ausgang erarbeiten. Aber nicht
nur Effizienz bringt diese partnerschaftliche Zusammenarbeit mit
sind. Auch deutliche Kosteneinsparungen sind zu spüren, die sich
positiv auf die angespannten kommunalen Haushalte auswirken.

Originaltext: TA Triumph-Adler AG
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