Führungskräfte verschenken bis zu 30 % Einsparpotenzial

London and Hannover (ots/PRNewswire) -

- Ricoh Document Governance Index zeigt Nachholbedarf im
Dokumentenmanagement

Im Auftrag von Ricoh (http://www.ricoh-europe.com/), einem
weltweit führenden Lösungsanbieter für das unternehmensweite
Dokumentenmanagement, hat Coleman Parkes Research[1] den Ricoh
Document Governance[2] Index ermittelt. Laut dieser Studie wenden
europäische Unternehmen mehr als 14 Milliarden Euro pro Jahr für das
Dokumentenmanagement auf. Obwohl in Unternehmen bis zu fünf Prozent
des Jahresumsatzes für das Dokumentenmanagement ausgegeben werden,
setzen lediglich 40 Prozent der befragten deutschen Unternehmen in
diesem Bereich auf eine nachhaltige Strategie.

Eine strategische Herangehensweise an das unternehmensweite
Dokumentmanagement oder das Outsourcing der dazugehörigen Aufgaben
bietet Unternehmen kurz- und langfristige Vorteile: Kostensenkungen,
geringere Umweltbelastungen, erhöhte Dokumentensicherheit und eine
bessere Ressourcenverteilung. Somit können sich Führungskräfte besser
auf die Weiterentwicklung des eigentlichen Kerngeschäftes
konzentrieren.

60 Prozent der deutschen Führungskräfte, europaweit sind es 77
Prozent, sind sich der Einsparungsmöglichkeiten durch ein optimiertes
Dokumentenmanagement bewusst, analysieren diesen Bereich aber nur
sporadisch und unsystematisch. Während 44 Prozent aktiv die
Dokumentenkosten kontrollieren, ist sich knapp ein Drittel der
Befragten - 32 Prozent - über deren Höhe völlig im Unklaren. Durch
eine Optimierung des Dokumentenmanagements sind Kosteneinsparungen
von bis zu 30 Prozent[3] möglich. Der Studie zufolge verschenken
viele Organisationen Potenzial, auch mit Blick auf die Produktivität
der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie auf die Umweltbilanz des
Unternehmens.

Die Studie verdeutlicht, dass der Bereich Dokumentenmanagement in
europäischen Unternehmen nicht zentralisiert ist. Auch mangelt es oft
an einer einheitlichen Regelung der Zuständigkeiten für diesen
Bereich. Die Mehrzahl der Befragten in Deutschland sagt, dass in
ihrem Unternehmen die Verantwortung für den Bereich
Dokumentenmanagement auf mehrere Schultern verteilt ist; in 60
Prozent der Unternehmen liegt diese Verantwortung bei jedem einzelnen
Mitarbeiter. Dabei gaben 64 Prozent der Unternehmen an, dass
Bereichsleiter, wie zum Beispiel Personalchefs, Büroleiter sowie
Vertriebs- und Marketingleiter, zumindest einen Teil der
Verantwortung für das Dokumentenmanagement übernähmen. Ein
zentralisierter Ansatz mit neu gestalteten
Dokumentenmanagement-Prozessen, die auf die Anforderungen des
jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sind, würde eine umfassende
Ausschöpfung des Einsparpotenzials ermöglichen.

"Führungskräfte müssen Geschäftsabläufe ständig optimieren, doch
dabei bleiben die Prozesse des unternehmensweite
Dokumentenmanagements in vielen Organisationen unberücksichtigt",
erklärt Simon Sasaki, CEO von Ricoh Europe. "Obwohl sie die
unmittelbaren Vorteile kennen, setzen die meisten Unternehmen in
Europa keine Strategie für das Dokumentenmanagement um. Hohe
Ausgaben, geringere Produktivität und Dokumentensicherheit sowie
negative Auswirkungen auf die CO2-Bilanz sind die Folge. In diesem
oft vernachlässigten Bereich sollten Führungskräfte den direkten und
strategischen Nutzen für ihr Unternehmen genau im Blick haben sowie
die Verantwortung für das unternehmensweite Dokumentenmanagement
einem leitenden Angestellten übertragen. Die Effizienz dieses
Bereichs lässt sich mit einfachen Mitteln steigern und Ricoh bietet
seinen Kunden hierbei einen echten Mehrwert. Als erfahrener
Lösungsanbieter steigern wir bei unseren Kunden die Produktivität und
Dokumentensicherheit. Wir verbessern ihre Arbeitsabläufe rund um das
Dokument und berücksichtigen dabei die entsprechenden Bedürfnisse
jeder einzelnen Abteilung."

Document Governance in der Praxis:

- Eine bedeutende europäische Nichtregierungsorganisation mit
über 2.000 Mitarbeitern in Deutschland wollte die
Benutzerfreundlichkeit, den Papierverbrauch und die automatische
Versorgung mit Verbrauchsmaterial optimieren. Durch die
Standardisierung der Druckinfrastruktur im Rahmen einer umfassenden
Gesamtlösung konnte Ricoh die Kosten für das unternehmensweite Druck-
und Dokumentenmanagement um rund 30 Prozent senken.

- Eine Supermarktkette in Grossbritannien und Nordirland mit 502
Filialen und 209 Verbrauchermärkten verzeichnete intern ein Ansteigen
des Druck- und Kopieraufkommens, verfügte jedoch nur über eine teure
und ineffiziente Druckinfrastruktur. Mit der Ausgliederung aller
Druckdienstleistungen an Ricoh konnte das Unternehmen innerhalb von
drei Jahren eine halbe Million Britische Pfund einsparen. In einer
zweiten Projektphase wurden mit dem Austausch der Arbeitsplatzdrucker
durch effizientere und kostengünstigere Drucksysteme weitere 500.000
Britische Pfund eingespart.

- Ein globaler Vermarkter von Sportschuhen mit über 30.000
Beschäftigten wollte seine Supply Chain optimieren. Die
Gewährleistung der stabilen, sicheren und den gesetzlichen Vorgaben
entsprechenden elektronischen Abrechnungsprozesse beansprucht viele
Ressourcen. Bei diesem komplexen und zeitaufwändigen internen Prozess
fielen Kosten von ungefähr vier Millionen Euro pro Jahr für den
Versand von 4,5 Millionen gedruckter Rechnungen an. Im Rahmen einer
Ausgliederung der gesamten Rechnungsverwaltung steuert Ricoh die
Umstellung von der gedruckten zur elektronischen Rechnung und
übernahm das gesamte Druckmanagement der Rechnungsstellung. Über die
kommenden drei Jahre sollen so Einsparungen von schätzungsweise drei
Millionen Euro erzielt werden.

Whitepaper und weitere Informationen zur Studie stehen unter
http://www.ricoh.de/research zum Download zur Verfügung.

Hinweise an die Redaktion

"Ricoh Document Governance Index"

Der "Ricoh Document Governance Index" wurde für Ricoh Europe vom
unabhängigen Marktforschungsinstitut Coleman Parkes Research im
Rahmen von 311 detaillierten Interviews mit Führungskräften (C-Level
oder vergleichbar) mittlerer und grosser Unternehmen in den Bereichen
Finanzen, Dienstleistung, öffentlicher Sektor, Telekommunikation,
Versorgungsunternehmen und Medien in allen Teilen Europas ermittelt.
Die Interviews fanden in Belgien, Frankreich, Deutschland, Italien,
den Niederlanden, Spanien, Grossbritannien und Nordirland statt. Die
Interviews fanden zwischen Juli und August 2009 statt. Die Erhebung
wurde so durchgeführt, dass repräsentative Aussagen für ganz Europa
und für jeden angesprochenen vertikalen Sektor gemacht werden
konnten.

Kurzprofil Ricoh Company

Die Ricoh Company, Ltd. ("Ricoh Company") ist ein weltweit
führendes Technologieunternehmen, das sich auf die Märkte für
digitale Bürokommunikation und Produktionsdruck spezialisiert hat.
Das Unternehmen beschäftigt über 108.500 Mitarbeiter in den Regionen
Europa, Nord- und Südamerika, Asien-Pazifik, China und Japan. Der
Hauptsitz des Konzerns befindet sich in Tokyo (Japan).

Die Ricoh Europe Plc ist eine Kapitalgesellschaft und
EMEA-Hauptquartier der Ricoh Company mit Sitz in London im
Vereinigten Königreich und in Amstelveen in den Niederlanden. Der
EMEA-Verbund umfasst mehr als 35 Tochterunternehmen.

In dem am 31. März 2009 abgeschlossenen Geschäftsjahr
erwirtschaftete Ricoh mit seinen Unternehmen im europäischen
Wirtschaftsbereich einen Ertrag von 523,4 Mrd. YEN. Das entspricht
25,0 Prozent des Gesamtumsatzes des Konzerns weltweit. Weltweit
belief sich der Umsatz der Ricoh Company für das Geschäftsjahr mit
Ende 31. März auf 2.091,7 Mrd. YEN.

http://www.ricoh-europe.com

Ricoh Deutschland im Kurzprofil

Die Ricoh Deutschland GmbH mit Hauptsitz in Hannover ist ein
führender Lösungsanbieter für digitale Bürokommunikation,
Produktionsdruck und unternehmensweites Druck- und
Dokumentenmanagement. Das Portfolio umfasst Hardware- und
Softwarelösungen, Produktionsdrucklösungen, professionelle Service-
und Supportdienstleistungen und branchenbezogene Unternehmensberatung
(Office Consulting Services) mit dem Ziel der Kosten- und
Prozessoptimierung.

Ricoh Deutschland ist ein Tochterunternehmen des japanischen
Global Players Ricoh. In Deutschland beschäftigt Ricoh rund 2.000
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist neben seiner Hauptverwaltung
bundesweit mit zehn Business & Service Centern vertreten.

http://www.ricoh.de

[1] Unabhängige Studie Coleman Parkes, 2009

[2] "Document Governance" bezeichnet die Art und Weise, wie
Unternehmen und Organisationen ihr Dokumentenmanagement organisieren.
Dabei werden unter anderem effizientes Kostenmanagement, der Einsatz
von Technologien, Nachhaltigkeit und Dokumentensicherheit in allen
Prozessen rund um das digitale und gedruckte Dokument über den
gesamten Betriebsablauf hinweg berücksichtigt.

[3] Ricoh-Kundendaten

Pressekontakt:
Ricoh Europe Plc
Janice Gibson
Tel.: +44-(0)20-7465-1153
E-Mail: press@.ricoh-europe.com
Pressekontakt
Ricoh Deutschland GmbH
Tobias Pöschl
Tel.: +49-(0)511-6742-25-17
E-Mail: tobias.poeschl@ricoh.de

Originaltext: Ricoh Europe
Digitale Pressemappe: http://www.presseportal.de/pm/75308
Pressemappe via RSS : http://www.presseportal.de/rss/pm_75308.rss2

Pressekontakt:
Pressekontakt: Ricoh Europe Plc, Janice Gibson, Tel.:
+44-(0)20-7465-1153, E-Mail: press@.ricoh-europe.com. Pressekontakt,
Ricoh Deutschland GmbH, Tobias Pöschl, Tel.: +49-(0)511-6742-25-17,
E-Mail: tobias.poeschl@ricoh.de