Wenn das Postfach überläuft - Tipps zum Umgang mit der täglichen Informationsflut

Berlin (ots) - Das E-Mail-Postfach füllt sich mit immer neuen
Nachrichten, das Telefon klingelt, die Teamsitzung steht an und der
Vortrag muss bis morgen fertig werden. Im ganz normalen Büroalltag
kann die tägliche Informationsflut schnell zu Stress werden. Die
Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) gibt deshalb Tipps für
einen gesunden Umgang mit dem "Tyrannen", der im Postfach lauert.

Informationen zu übermitteln, ist heute so einfach wie nie.
Nachrichten brauchen nur noch Sekunden. Ein Knopfdruck reicht und
schon sind hunderte von Mails auf dem Weg zu ihren Adressaten. Das
bedeutet aber auch: Die Frequenz der täglich eingehenden
Mitteilungen, Anfragen und Anforderungen hat sich vervielfacht. Die
Anforderungen an die Beschäftigten haben sich dementsprechend
verändert. Der Einzelne muss immer mehr Informationen in immer
kürzerer Zeit aufnehmen und verarbeiten. Ständig wird er vor die
Frage gestellt: Was ist jetzt wichtig? Was hat Vorrang?

"Dieser Druck, das Gefühl, jederzeit schnell reagieren zu müssen,
kann zum Stressauslöser werden", sagt Dr. Dirk Windemuth vom Institut
Arbeit und Gesundheit (BGAG) in Dresden. Die Konzentration wird immer
wieder unterbrochen, Gefühle von Müdigkeit und Gereiztheit nehmen zu.
Dieses Unbehagen kann bis hin zu körperlichen Beschwerden wie
Magenproblemen und Kopfschmerz führen.

Andererseits, so Windemuth, seien manche Menschen inzwischen
geradezu abhängig von der Dauerkommunikation: "Sie suggeriert mir:
Ich bin wichtig. Vielleicht erklärt das auch, warum immer mehr
Menschen alle Mails, die sie schreiben, mit hoher Priorität
kennzeichnen."

Egal ob Abhängigkeitsfalle oder Stress-Syndrom: So weit muss es
nicht kommen. Jeder einzelne Beschäftigte und jedes Unternehmen kann
etwas tun.

1. Nutzen Sie die Möglichkeiten Ihres Softwareprogramms.

Viele unerwünschte Mitteilungen werden durch einen guten
Spamfilter abgefangen. Eigene Ordner und spezielle Such- und
Filterfunktionen erleichtern das Sortieren und Archivieren von
E-Mails. Hier kann eine gezielte Fortbildung sinnvoll sein.

2. Jedes Unternehmen kann seine eigene E-Mail-Kultur verbessern.

- Einigen Sie sich auf einen kurzen, prägnanten Informationsstil,
- Schreiben Sie aussagekräftige Betreffzeilen,
- Vermeiden Sie überflüssige Anhänge
- Vermeiden Sie den inflationären Gebrauch der Bestätigungsfunktion
- Nicht jede Mail hat tatsächlich hohe Priorität
- Wählen Sie den Kreis der Adressaten sorgfältig aus, schicken sie
nicht alles als Kopie an alle, um sich "abzusichern".

3. Treffen Sie beim ersten Lesen "ordnende" Entscheidungen.

Ist die Sache wichtig oder unwichtig? Ist sie eilig oder hat sie
Zeit? Gehört sie direkt in den Papierkorb?

4. Überprüfen Sie Ihr eigenes Verhalten.

Machen Sie sich abhängig vom Informationsfluss? Haben Sie das
Gefühl, Sie könnten etwas verpassen? Nicht jede Information, die sich
im Netzt interessant anhört, ist nützlich. Sind alle Newsletter, die
Sie bekommen, tatsächlich sinnvoll für Ihre Arbeit? Bestellen Sie
verzichtbare Informationen ab. Auch wenn der Anbieter Ihnen das
manchmal nicht ganz einfach macht.

5. Suchen Sie das Gespräch mit Kollegen.

Manches Problem lässt sich von Angesicht zu Angesicht viel
einfacher lösen als durch mehrfachen E-Mail-Austausch

6. Schaffen Sie sich eine "ruhige Stunde".

Nehmen Sie sich bewusst Zeit für Konzentration, blenden Sie
möglichst alle Störfaktoren aus. Gönnen Sie sich den Luxus, in dieser
Zeit das Postfach zu ignorieren und eine begrenzte Zeit an nur einer
Sache zu arbeiten. Auch wenn sie in einer Sitzung säßen, wären sie
gerade nicht erreichbar.

7. Legen Sie Pausen ein.

In Ihrem Zeitplan sollten Sie berücksichtigen, dass nicht alles
reibungslos planbar ist. Bauen sie deshalb Zeitpuffer in Ihren
Terminplan ein, um auf Unvorhergesehenes reagieren zu können.

Originaltext: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV)
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